Pożegnaj Excela #Janusz Handlowiec
Janusz każdego swojego klienta wpisuje do Excela. Zrobił kilka arkuszy, podzielił klientów na tych zainteresowanych, tych z którymi ma się jeszcze skontaktować i tych, którzy podziękowali za jego usługi. W jednych znajdują się podstawowe dane kontaktowe, w innych uwagi dotyczące klienta. Czy Janusz postępuje słusznie? Tak, bo sama idea harmonogramowania swojej pracy jest bardzo dobra.
Problem zaczął się gdy…
Januszowi zaczęło przybywać zainteresowanych klientów. W momencie, gdy pracownik wysyłał tylko informacje handlowe, Excel był wystarczającym narzędziem. Jednak gdy klienci zaczęli oddzwaniać i odpisywać na wiadomości, Janusz zaczął się gubić. Nie miał szybkiego wglądu w informacje, o których wcześniej rozmawiał z klientem. Nie wiedział, jaką przygotował dla nich ofertę. Zanim doszukał się odpowiedniego rekordu swojego rozmówcy w swoim pliku, mijały cenne sekundy ciszy, gdy potencjalny kontrahent czekał na odzew sprzedawcy. Januszowi czasem było głupio tak się nie odzywać, to tarł telefonem o biurko, mówiąc, że zasięg jest słaby i przerywa. Sprytny Janusz 🙂
Janusz handlowiec ma Kolejny problem …
Z organizacją pracy. Janusz sprzedawał atrakcyjny produkt, więc klienci chcieli z nim rozmawiać… “ale nie teraz, bo…”. Nie jest to ani ironia, ani złośliwość, bo każdy kto prowadzi swój biznes doskonale wie, że są lepsze i gorsze momenty podczas dnia na rozmowy handlowe. To naturalne i zrozumiałe, że przykładowo Prezes firmy A ma wydzielone 3 godziny w piątek na negocjacje handlowe, a Manager firmy B na e-maile odpisuje tylko dwa razy w ciągu dnia: rano po przyjściu do biura i przed przerwą obiadową. Gdy Janusz w swoim wierszu zaczął zapisywać preferencje każdego klienta, po tygodniu nie wiedział, do kogo ma oddzwaniać, a kontakty zaczęły przepadać.
Czy na pewno Excel jest odpowiedni?
Przypadek Janusza jest dość częsty w biznesie. Mimo, że ceny abonamentu CRM są przeważnie kilka lub kilkanaście razy mniejsze od marży na jednym sprzedanym towarze bądź usłudze, to mało osób widzi w tym korzyść. Może po kolejnych tygodniach, Janusz zrozumie nieracjonalność swojego podejścia i zreflektuje, że Excel jest przydatny, ale jako arkusz kalkulacyjny, a niekoniecznie jako system ewidencji klientów.